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不仅香港,新加坡公司也需要法务秘书

发布于:2020-09-27丨已有人围观

新加坡公司法律秘书的角色和责任

公司必须向ACRA提交公司和财务信息。此类信息必须真实、及时地提交并在ACRA登记册中公布。公众可以依靠这些信息来检查公司的经营状况和员工,然后做出相应的商业决策。其他政府机构在履行监督职能时也可以依赖ACRA的记录。根据《公司法》第401条(2A),任何人向ACRA提交虚假信息或授权他人提交虚假信息,一经定罪,可被处以最高50 000新元的罚款和最高2年的监禁。

许多小公司容易犯以下错误:

1.大股东未告知公司其持有的股权;

2.公司没有注册办公地址;

3.未通知注册办事处地址和办公时间的任何变更;

4.公司名称和注册号未公布;

5.未将变更通知登记服务机构的董事、经理、秘书和审计人员;

6.自年度股东大会召开之日起一个月内未提交公司年度报告;

7.未注册公司的开业以及有限责任公司和Berhad(未注册实体)的不当使用。

不仅香港,新加坡公司也需要法务秘书

所以你需要一个有经验的公司秘书:

1.成立公司,准备各种公司文件,如董事决议、股东决议等;

2.通知ACRA,任何变更和决议;

3.提供注册地址。

根据法律法规聘用和任命公司秘书

新加坡(ACRA)会计和公司监管机构规定,每家公司必须在成立后六个月内聘用并任命一名公司秘书。公司秘书将是确保公司履行法律要求的行政和报告责任和义务的主要负责人。一些新成立公司的法定要求包括报告年度报告以及记录和报告董事会决议。

对公司秘书的要求

《公司法》第171条主要针对公司秘书,确立了公司秘书的聘用标准。需要注意的是,第一条规定,公司秘书必须在新加坡长期居住。这包括新加坡公民、永久居民和商业入境许可证持有者。

第1(A)节还规定,公司秘书必须具备“履行公司秘书职责所必需的知识和经验”。

对于上市公司,会计和企业控制局将公司秘书定义为专业注册记者或符合条件的合格人员。

对于私营公司,任何长期居住在新加坡的新加坡公民或永久居民都有资格被任命为公司秘书。

公司秘书的义务

公司秘书的工作范围很广,从报告和更新公司信息到准备CEO的年度股东大会。以下是公司秘书应该履行的一些职责。请注意,下面提供的列表并没有列出所有公司秘书的职责,公司秘书还有其他不同的职责。

1.向会计和企业管理局更新和申报信息

(a)公司经理的委任、辞职及去世。

(b)更新公司董事的个人信息;

(c)申报年度申报表;

(d)修改公司章程;

(e)股息或转让;

(f)更改公司名称。

2.维护法律记录

(1)宣布经签署和批准的董事会决议。

(2)保存会议纪要(年度股东大会和特别股东大会);

(3)配股;

(4)分发年度报告和公司账目。

3.筹备董事会和年度股东大会

(1)分发公司财务报告。

(2)参加会议,准备会议纪要;

(3)准备会议议程;

(4)准备董事决议。

4.其他杂项服务

(1)发出提醒通知,提醒申报截止时间;

(2)保存并保证公司印章的正确使用;

(3)监督股东记录和股东动向;

(4)维护股东关系。

公司秘书的角色

公司秘书在公司里经常扮演各种角色,因为他们的工作范围广,责任多。以下是公司秘书应该扮演的一些角色。请注意,以下列表没有列出所有公司秘书的角色。以下列表仅用于描述新加坡公司秘书的一般角色。

1、行政人员

公司秘书的主要职能是当一名行政人员。这也是让公司秘书为公司做出最大贡献的角色。作为经理,公司秘书负责与会计和企业控制局相关的任何合规工作,并确保公司能够在截止日期内履行其法定职责,如按时报告年度报告。

年度股东大会和特别股东大会的议程和会议记录由公司秘书准备和维护。公司秘书还负责与公司股份管理相关的行政任务,如股份的发行和转让以及股份记录的维护。

一般来说,公司秘书是公司所有行政和合规相关职能的骨干。他们必须确保公司完全及时地满足监管机构(如会计和公司控制局)制定的所有法律要求。只有当公司的秘书恰当地完成所有管理职责时,公司的董事们才能专注于他们的业务。

2.公司顾问

因为公司秘书对法律和合规结构以及内部治理有着广泛的了解,所以公司秘书经常被要求提供建议。他们经常与公司董事和股东沟通,向他们提供关于公司的关键信息,以便制定战略或补充决策过程。公司秘书还可以指出任何不符合合规要求的公司政策,并帮助董事做出任何必要的更改。公司秘书提供的建议和意见可以确保公司按照法律和合规框架正确开展业务。

3.公司信托

虽然可能只有少数人知道,但还是很重要的。公司秘书的角色是公司的信任。既然公司秘书起着信任的作用,就要真诚地以公司的最大利益为出发点,避免或披露任何可能的利益冲突。就像其他公司成员一样,公司秘书必须按照《公司法》和《公司章程》工作。

6.公司秘书的重要性

因为公司秘书在公司里扮演着几个角色,找到一个称职可靠的公司秘书企业绝对是一个极其重要的过程,不可小觑。

公司秘书在法律合规中的作用和责任非常重要,因为任何在法律合规中的失职都会给公司及其成员带来严重的后果。

由于许多合规和报告要求是由法律规定的,任何不符合都是非法的。在合规过程中犯下的任何错误通常都会带来高额成本并受到惩罚,包括罚款、监禁和解雇公司董事或秘书。

因此,公司秘书在确保公司顺利运营和维护法律合规环境中的诚信方面极其重要。

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